Integritetspolicy

Kendis Oy är ett bolag registrerat i Finland med organisationsnummer 2874062-5 och säte på Lapinlahdenkatu 16, 00180 Helsingfors, Finland. Kendis Oy är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna Integritetspolicy, utom där avsnitt 2 anger annat.

Frågor om integritet: privacy@kendis.io. Säkerhetsrapporter: security@kendis.io.

Kendis behandlar personuppgifter i två olika egenskaper. Vilken som gäller beror på vilka uppgifter det rör sig om.

Om du använder Tjänsten via ett konto som drivs av din arbetsgivare eller en annan organisation är den organisationen personuppgiftsansvarig för Licenstagarens Data och bestämmer hur de används. Frågor och begäranden om rättigheter som rör Licenstagarens Data ska riktas till den organisationen; vi bistår den i den utsträckning DPA kräver.

Valfria AI-funktioner. Tjänsten innehåller valfria AI-funktioner som är avstängda som standard och som endast kan aktiveras av en kundadministratör. Användningen regleras av Kendis AI Terms of Use. När AI-funktioner är aktiverade behandlar Kendis berörda delar av Licenstagarens Data som personuppgiftsbiträde på kundens instruktion, och eventuella AI-underbiträden anges i Bilagan.

Vi samlar inte avsiktligt in särskilda kategorier av personuppgifter (till exempel hälsouppgifter eller uppgifter som avslöjar politiska åsikter) och ber dig att inte skicka sådana uppgifter till oss.

När vi stödjer oss på berättigat intresse har vi bedömt att våra intressen inte väger tyngre än dina rättigheter och friheter. Du kan när som helst invända mot behandling som grundas på berättigat intresse (avsnitt 11).

Kunder väljer en Värdregion när de beställer Tjänsten. Licenstagarens Data lagras och behandlas endast i den valda Värdregionen, inklusive säkerhetskopior. Värdregionen kan inte ändras efter att kontot har skapats.

När Värdregionen Tyskland är vald är åtkomsten till Licenstagarens Data begränsad till behörig personal hos Kendis och dess underbiträden med placering inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, i Storbritannien eller i Schweiz, enligt vad som anges i avsnitt 6 i Bilagan.

Kontodata behandlas i Kendis affärssystem (kundrelationshantering, support, fakturering, e-post och produktivitetsverktyg) oavsett Värdregion. Vissa av dessa system drivs av leverantörer utanför EES; de anges i avsnitt 5 i Bilagan tillsammans med den överföringsmekanism som tillämpas.

Vi delar personuppgifter endast när det är nödvändigt för ändamålen i avsnitt 4, med:

• Underbiträden och tjänsteleverantörer. Värd- och databasinfrastruktur för varje Värdregion, innehållsleverans och kantsäkerhet, utskick av transaktionsmejl, kundrelationshantering, kundsupport och meddelandetjänster, betalhantering, kontorsprogram och dokumentlagring, webb- och produktanalys, marknadsföringsmejl, utgivning av nyhetsbrev samt vår utbildningsportal för kunder. Den aktuella förteckningen, med varje leverantörs juridiska person, plats, vilka data den tar emot och vilken överföringsmekanism som tillämpas, finns i Bilagan på trust.kendis.io/subprocessors. Kunder underrättas om tillägg eller byten i enlighet med DPA.
• Integrationspartner, på din anvisning. När en kund kopplar Tjänsten till Jira, Azure DevOps eller ett annat verktyg flödar data mellan Tjänsten och det verktyget enligt kundens konfiguration. Kundens avtal med integrationsleverantören styr den leverantörens behandling.
• Professionella rådgivare och certifieringsorgan. Revisorer, redovisningskonsulter, juridiska rådgivare och vårt certifieringsorgan för ISO/IEC 27001, bundna av sekretess.
• Myndigheter. Domstolar, tillsynsmyndigheter och brottsbekämpande myndigheter när utlämnande krävs enligt tillämplig lag. När en begäran avser Licenstagarens Data hänvisar vi, om det inte är rättsligt förbjudet, den begärande myndigheten till kunden och underrättar kunden i enlighet med DPA.
• Verksamhetsöverlåtelser. En förvärvare eller möjlig förvärvare av hela eller delar av vår verksamhet, med förbehåll för denna Integritetspolicy och lämpliga sekretesskyddsåtgärder.

Vi säljer inte personuppgifter och delar dem inte med tredje part för dennes egen marknadsföring.

Webbplatsen och Tjänsten använder kakor och liknande tekniker. Innan icke nödvändiga kakor placeras inhämtar vi ditt samtycke via vår kakbanner, i enlighet med e-integritetsdirektivet (2002/58/EG) såsom det genomförts i Finland genom lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014). Du kan ändra eller återkalla dina val när som helst via bannern eller webbläsarens inställningar. Att blockera absolut nödvändiga kakor kan göra att delar av Tjänsten inte fungerar.

De kakor som för närvarande används anges i Kakbilagan i slutet av denna Integritetspolicy.

Kendis är etablerat i Finland. Huruvida personuppgifter lämnar Europeiska ekonomiska samarbetsområdet beror på vilka uppgifter det gäller:

• Licenstagarens Data, Värdregionen Tyskland: överförs inte utanför EES.
• Licenstagarens Data, Värdregionen USA: behandlas i USA av Amazon Web Services, Inc. och MongoDB, Inc. med stöd av EU:s standardavtalsklausuler (kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914). Amazon Web Services är dessutom certifierat enligt ramverket för dataskydd mellan EU och USA.
• Kontodata, samtliga Värdregioner: vissa av de leverantörer som anges i avsnitt 5 i Bilagan finns i, eller behandlar data i, USA eller andra länder utanför EES.

För varje överföring utanför EES stödjer vi oss på någon av följande skyddsåtgärder enligt kapitel V i GDPR: (i) ett beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen, inklusive ramverket för dataskydd mellan EU och USA för mottagare som är certifierade enligt det; eller (ii) EU:s standardavtalsklausuler, kompletterade med en konsekvensbedömning av överföringen och ytterligare åtgärder såsom kryptering under överföring och i vila samt åtkomstbegränsningar. Överföringar till Storbritannien och Schweiz omfattas av beslut om adekvat skyddsnivå. Vilken överföringsmekanism som används för respektive leverantör anges i Bilagan, och en kopia av tillämpliga standardavtalsklausuler tillhandahålls på begäran.

Data kan finnas kvar i krypterade säkerhetskopior under en begränsad tid efter radering från produktionssystemen och skrivs därefter över i den ordinarie säkerhetskopieringscykeln.

Kendis driver ett ledningssystem för informationssäkerhet som är certifierat enligt ISO/IEC 27001. Åtgärderna omfattar kryptering av data under överföring (TLS) och i vila, enkel inloggning och flerfaktorsautentisering, rollbaserad åtkomstkontroll, namngivna individuella konton utan delade inloggningsuppgifter, loggning av administrativ åtkomst, sårbarhetshantering, regelbundna säkerhetskopior och en testad incidenthanteringsprocess. Våra underbiträden är bundna av skriftliga avtal med motsvarande skyldigheter.

Vid en personuppgiftsincident underrättar vi berörda kunder enligt vad DPA kräver och tillsynsmyndigheten inom 72 timmar när GDPR kräver det. Om du tror att dina uppgifter har utsatts för intrång, kontakta security@kendis.io.

Med förbehåll för villkoren i GDPR har du rätt att:

• få tillgång till de personuppgifter vi har om dig och få en kopia;
• få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade;
• få dina uppgifter raderade;
• begränsa vår behandling av dina uppgifter;
• få de uppgifter du lämnat till oss i ett strukturerat, maskinläsbart format och få dem överförda till en annan personuppgiftsansvarig;
• invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, inbegripet direktmarknadsföring; och
• när som helst återkalla ditt samtycke när behandlingen grundas på samtycke, utan att det påverkar behandling som utförts före återkallelsen.

Vi fattar inga beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.

För att utöva någon av dessa rättigheter, mejla privacy@kendis.io. Vi kan behöva verifiera din identitet. Vi svarar inom en månad, med möjlighet till förlängning med ytterligare två månader för komplexa begäranden, och tar inte ut någon avgift om inte en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig. När en begäran avser Licenstagarens Data hänvisar vi den till den kund som styr dessa uppgifter och bistår kunden enligt vad DPA kräver.

Om du är missnöjd med hur vi hanterar dina uppgifter kan du lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå i Finland (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi) eller till tillsynsmyndigheten i det EES-land där du bor eller arbetar.

Vi skickar marknadsföringsmejl, nyhetsbrev och inbjudningar till evenemang till affärskontakter som har samtyckt eller, där lagen tillåter det, vars organisation har en kundrelation eller potentiell kundrelation med oss. Varje marknadsföringsmejl innehåller en avregistreringslänk, och du kan även avregistrera dig genom att mejla privacy@kendis.io. Att avregistrera sig från marknadsföring stoppar inte de tjänstemeddelanden som krävs för att driva ditt konto, såsom säkerhetsmeddelanden och meddelanden om byte av underbiträden.

Webbplatsen och Tjänsten riktar sig till företag och är inte avsedda för barn under 16 år. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn. Om du tror att ett barn har lämnat personuppgifter till oss, kontakta oss så raderar vi dem.

Webbplatsen och Tjänsten innehåller länkar till tredje parts webbplatser och tjänster, inklusive integrationspartner. Vi ansvarar inte för deras integritetsrutiner och denna Integritetspolicy gäller inte för dem.

Vi kan uppdatera denna Integritetspolicy från tid till annan. Varje version har ett versionsnummer och ett ikraftträdandedatum. Väsentliga ändringar meddelas kundernas kontoadministratörer via e-post eller i Tjänsten innan de träder i kraft, och den gällande versionen publiceras alltid på kendis.io/privacy-policy.

Kendis Oy, Lapinlahdenkatu 16, 00180 Helsingfors, Finland. Organisationsnummer 2874062-5.

Integritet: privacy@kendis.io. Säkerhet: security@kendis.io.

Denna Integritetspolicy regleras av finsk rätt.

De kakor som för närvarande placeras av Webbplatsen och Tjänsten. Om du anser att denna förteckning är ofullständig, hör av dig till privacy@kendis.io.